Sokan izgulnak az első tanúsítási megbeszélés előtt, mert egyfajta „vizsgaként” tekintenek rá. Pedig ha a megfelelő partnert választod, ez a találkozó inkább egy kötetlen tanácsadás, ahol a felkészítő méri fel, hogyan tudja a legkisebb zavarral beilleszteni a rendszert a céged életébe.

Íme egy rövid ellenőrző lista, amivel hatékonnyá és gyorssá teheted az indulást:

1. Tisztázd a célokat és a határidőt

Gondold át, mi a fő motiváció: egy új pályázat, egy nagyvállalati partner elvárása, vagy valóban a belső káoszt akarod rendbe tenni? Fontos, hogy tudd a céldátumot is: mikorra kell a tanúsítványnak a falon lennie? Egy profi felkészítő ez alapján állítja össze a mérföldköveket.

2. Alapadatok – Legyél képben a számaiddal!

Bár a szakértő már biztosan ránézett a weboldaladra, az ajánlat véglegesítéséhez szüksége lesz a pontos számokra:

  • Melyek a fő tevékenységek, amiket tanúsíttatni akarsz?

  • Hány telephelyen zajlik a munkavégzés?

  • Mekkora az aktuális alkalmazotti létszám? (Ez alapvetően meghatározza az audit hosszát és költségét).

3. Mi az, ami már most is megvan?

Ne aggódj, nem kell új dokumentumhegyeket gyártanod! Sőt, a cél az, hogy a meglévő folyamataidat használjuk. Készítsd össze fejben (vagy mappában):

  • Vannak-e már írásos munkautasítások, folyamatleírások?

  • Hogyan történik a megrendelések kezelése és a reklamációk intézése?

  • A felkészítő ebből fog „főzni”, hogy a rendszer ne idegen test legyen a cégedben, hanem a mindennapokat támogassa.

4. Ki lesz a „belső motor”?

A felkészítő leveszi a válladról a bürokrácia nagyját, de szüksége lesz egy kijelölt kapcsolattartóra a cégednél. Olyan valakit válassz, aki átlátja a napi operatív működést és hozzáférést biztosít a szükséges adatokhoz.

5. A „Kényelmetlen” Kérdések – Ne felejtsd el feltenni őket!

Az első találkozó a legjobb alkalom arra, hogy kiszűrd a komolytalan jelentkezőket. Kérdezz rá:

  • Fix projektárat kapok? (Hogy ne érjen meglepetés a végén).

  • Átvállalják a teljes ügyintézést a tanúsító céggel?

  • Van garancia a sikeres auditra?

Pro tipp: Ha a felkészítő már az első beszélgetésen is csak sablonokban beszél, és nem érdekli a céged egyedi működése, az intő jel. A jó tanácsadó figyel, kérdez, és már az első órában levesz egy kis terhet a válladról.